(lo que toda empresa y persona trabajadora debe saber)
En el mundo de las relaciones laborales de hoy, donde los datos personales fluyen constantemente entre personas trabajadoras, departamentos de recursos humanos, servicios de prevención y sistemas informáticos, es fundamental saber cómo proteger esos datos. No se trata solo de cumplir con el RGPD o la LOPDGDD. Se trata de respetar derechos fundamentales y construir entornos de trabajo seguros y confiables.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una guía muy útil para abordar esta cuestión: «La protección de datos en las relaciones laborales», aclarando los puntos clave que toda empresa debería conocer. En este artículo te explicamos los aspectos más relevantes de forma clara y práctica.
¿Qué datos trata una empresa?
Desde el momento en que una persona envía su currículum hasta que finaliza su relación laboral, la empresa trata datos personales como el nombre, DNI, dirección, formación, experiencia, evaluaciones, datos médicos y de salud laboral, uso de dispositivos digitales o incluso imágenes de videovigilancia.
Estos datos no se pueden tratar sin una base legal adecuada. A menudo, esta base es la propia relación laboral, el cumplimiento de obligaciones legales (como la prevención de riesgos laborales) o el interés legítimo de la empresa. Pero atención: el consentimiento no siempre es necesario, ni es la mejor opción en el entorno laboral.
La importancia del principio de minimización en las relaciones laborales
Uno de los principios fundamentales del RGPD es el de minimización: solo se deben tratar los datos necesarios para la finalidad concreta. Por ejemplo, no es válido pedir a una persona trabajadora su declaración de la renta para comprobar si tiene otra fuente de ingresos, ya que eso implicaría conocer datos ideológicos o religiosos que no son relevantes para la empresa.
Prevención de riesgos y salud laboral
El tratamiento de datos de salud es especialmente delicado. La empresa solo debería conocer si la persona es «apta» o «no apta» para su puesto. Los detalles del reconocimiento médico los gestiona el servicio de prevención, y no deben comunicarse al empleador salvo que exista una justificación legal o un interés legítimo acreditado.
Además, en situaciones de especial sensibilidad —como personas con discapacidad o mujeres supervivientes de violencia de género—, la empresa debe extremar las medidas de protección.
Acoso y violencia en las relaciones laborales
En casos de acoso laboral o violencia de género, la empresa tiene el deber legal de actuar. Para ello puede tratar datos sin necesidad de consentimiento, siempre garantizando confidencialidad y aplicando medidas adecuadas. También debe respetar los derechos de ambas partes y colaborar con las autoridades cuando sea necesario.
Dispositivos digitales y videovigilancia el las relaciones laborales
El uso de ordenadores, móviles o sistemas de videovigilancia por parte del personal debe estar regulado por criterios claros y comunicados previamente. La empresa tiene derecho a controlar el uso laboral de estos medios, pero siempre dentro de unos límites y respetando la intimidad de las personas. No está permitido, por ejemplo, instalar cámaras en vestuarios, comedores o zonas de descanso.
Derechos digitales en el trabajo
Gracias a la LOPDGDD, las personas trabajadoras tienen también derecho a la desconexión digital. Esto significa que, fuera del horario laboral, la empresa no debería exigir su disponibilidad salvo causa justificada. Para ello, es imprescindible que las empresas para establecer sus relaciones laborales, elaboren una política interna de desconexión, con la participación de la representación legal del personal.
Formación y cultura de privacidad en las relaciones laborales
La protección de datos no es solo una cuestión legal, también es una cuestión de cultura. Formar a las personas trabajadoras, definir bien las funciones relacionadas con el tratamiento de datos y promover buenas prácticas es clave para evitar errores y sanciones.
Además, toda persona empleada debe firmar un Compromiso de Confidencialidad, mediante el cual declara que conoce y se compromete a cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos. Pero no solo eso: con su firma también afirma haber leído y comprendido los siguientes documentos clave que rigen el uso adecuado de los sistemas y la protección de la información en la organización:
- Normas de uso de dispositivos digitales: establece cómo deben utilizarse los ordenadores, móviles, cuentas de correo y demás herramientas digitales de la empresa, garantizando un uso seguro, responsable y limitado al ámbito profesional.
- Funciones y obligaciones en materia de protección de datos: detalla los deberes específicos de cada trabajador o trabajadora respecto al tratamiento de datos, incluyendo el deber de confidencialidad, la notificación de incidentes y el respeto a los derechos de las personas.
- Política de trabajo en remoto: regula las relaciones laborales y las condiciones para el teletrabajo, asegurando que se mantenga la confidencialidad y seguridad de los datos personales incluso fuera del entorno físico de la empresa.
- Política de desconexión digital: reconoce el derecho de la plantilla a no atender comunicaciones electrónicas fuera del horario laboral, y establece los criterios para su ejercicio efectivo, en línea con el artículo 88 de la LOPDGDD.
Conocer y aplicar estos documentos no solo protege los derechos de las personas y las relaciones laborales, sino que refuerza la responsabilidad proactiva de la organización ante posibles inspecciones o reclamaciones.
¿Tu empresa está preparada para cumplir con estas obligaciones?
En nuestra asesoría te ayudamos a revisar tus relaciones laborales desde procedimientos internos, redactar políticas claras y formar a tu equipo. La protección de datos en las relaciones laborales no es solo un deber, también es una oportunidad para mejorar la confianza en tu organización.
¿Quieres más información sobre protección de datos en las relaciones laborales? Escríbenos y en nuestro departamento de protección de datos te ayudaremos a aplicar estas recomendaciones de la AEPD de forma personalizada.