Cambiar de teléfono es algo que todos hacemos de vez en cuando, pero cuando se trata del móvil de empresa, el proceso requiere especial cuidado. Estos dispositivos no solo contienen información personal, sino también datos sensibles de la organización y de sus clientes. A partir de los consejos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y las normas de uso de dispositivos digitales, os compartimos ocho buenas prácticas para hacer esta transición de manera segura.
1. Respeta las normas internas de uso de dispositivos
Antes de comenzar, revisa las normas de uso de los dispositivos digitales de tu organización. En la mayoría de los casos, estos dispositivos están destinados exclusivamente a actividades relacionadas con el trabajo. No se recomienda almacenar datos personales o instalar aplicaciones no autorizadas. Si el uso personal está permitido fuera del horario laboral, asegúrate de no comprometer los datos corporativos.
2. Haz una copia de seguridad segura
Es fundamental realizar una copia de seguridad de todos los datos laborales importantes antes de devolver o cambiar el móvil. Consulta con el departamento de TIC (tecnologías de la información y las comunicaciones) para utilizar herramientas aprobadas por la organización. Si el dispositivo contiene información personal, evalúa la posibilidad de transferirla a un almacenamiento seguro y externo. Guardar una copia en la nube o en otro dispositivo puede ser útil para evitar la pérdida de archivos.
3. Elimina la información de forma responsable
Al devolver el móvil de empresa, asegúrate de que toda la información se elimine correctamente. Esto incluye no solo los documentos y correos electrónicos, sino también datos almacenados en aplicaciones, configuraciones y navegadores. El departamento de TIC suele encargarse de este proceso mediante herramientas de borrado seguro. Además, restaura los valores de fábrica del dispositivo y verifica que no quede información residual utilizando un explorador de archivos.
4. Revisa y desvincula cuentas
Antes de cambiar de dispositivo, desvincula cualquier cuenta personal o laboral que pueda estar conectada. Esto incluye servicios de correo, almacenamiento en la nube, aplicaciones de gestión de proyectos o herramientas de comunicación corporativa. Este paso reduce el riesgo de accesos no autorizados. También es recomendable revisar y eliminar el dispositivo de las configuraciones de seguridad de redes sociales y servicios de correo electrónico.
5. Configura el nuevo móvil de empresa con seguridad
Cuando recibas tu nuevo móvil de empresa, configúralo siguiendo las políticas de seguridad establecidas por tu organización. Esto puede incluir:
- Habilitar sistemas de bloqueo seguros, como PIN, huella digital o reconocimiento facial.
- Instalar solo aplicaciones autorizadas por la empresa.
- Configurar una conexión VPN para garantizar la seguridad en redes externas.
6. Protege el ciclo de vida de los dispositivos
Recuerda que el móvil de empresa que dejas atrás también forma parte de la responsabilidad de protección de datos. Las empresas deben asegurarse de que los dispositivos devueltos sean sometidos a un proceso de reciclaje o destrucción según las normativas vigentes.
7. Elimina carpetas y archivos residuales
Asegúrate de eliminar carpetas asociadas a aplicaciones o servicios utilizados en el dispositivo. Esto incluye carpetas de redes sociales, correos electrónicos, descargas (como informes médicos o bancarios) y fotos o videos almacenados en directorios como DCIM. Este paso es crucial para evitar que el nuevo usuario del dispositivo pueda acceder a información sensible.
Si manejaste información extremadamente confidencial en el móvil de empresa, considera utilizar un programa de borrado seguro para evitar la recuperación de datos eliminados.
8. Formación y concienciación
Finalmente, cambiar de dispositivo es una excelente ocasión para recordar la importancia de la formación continua en materia de protección de datos. Asegúrate de estar al día con las últimas recomendaciones de la AEPD y de tu organización.
Con estos pasos, el cambio de móvil de empresa será seguro y cumplirá con las normativas de protección de datos. Un manejo responsable no solo protege la información corporativa, sino que también refuerza la confianza de clientes y empleados.